thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ
quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính
giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực tại
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản
chính thì cán bộ tiếp nhận tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực,
trừ trường hợp không có phương tiện để chụp.
Bước 2: Công chức tiếp nhận
kiểm tra hồ sơ: trường hợp hồ sơ đã đầy đủ thì chuyển cho Phòng Tư pháp; trường
hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ.
Cán bộ Tư pháp kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu
nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các
trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực
bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao
từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng
vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp
lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản
hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng
một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bước 3: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Hình thức tiếp nhận: Tại bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả cấp huyện, qua đường bưu điện, trực tuyến.
Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa của UBND cấp huyện.
Thành phần hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và
bản sao cần chứng thực.
Thời hạn giải quyết: Trong ngày tiếp nhận yêu
cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối
với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính
giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội
dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp không
thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài
thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực.
Đối tượng thực hiện: Cá nhân, Tổ chức
Cơ quan thực hiện: Phòng Tư pháp.
Kết quả thực hiện: Bản sao được chứng thực từ bản chính
Lệ phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000
đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
Yêu cầu, điều kiện: (Điều 22, Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015)
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng
làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm:
- Bản
chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên
truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên
tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá
nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,
công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy
định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được
miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc
theo nguyên tắc có đi, có lại.
- Giấy
tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính
quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
- Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản
chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng
thực hợp đồng, giao dịch.