Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

 Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện.

 Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cán bộ tiếp nhận tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Công chức tiếp nhận kiểm tra hồ sơ: trường hợp hồ sơ đã đầy đủ thì chuyển cho Phòng Tư pháp; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ.

Cán bộ Tư pháp kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bước 3: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Hình thức tiếp nhận:  Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, qua đường bưu điện, trực tuyến.

Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện.

 Thành phần hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.  

 Thời hạn giải quyết: Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực.

 Đối tượng thực hiện: Cá nhân, Tổ chức

 Cơ quan thực hiện: Phòng Tư pháp.

 Kết quả thực hiện: Bản sao được chứng thực từ bản chính

 Lệ phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản.

 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

 Yêu cầu, điều kiện: (Điều 22, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015)

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm:

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

 Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

- Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được)

Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện.

Bước 2: Công chức tiếp nhận kiểm tra hồ sơ: trường hợp hồ sơ đã đầy đủ thì chuyển cho Phòng Tư pháp; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hoàn thiện hồ sơ.

Cán bộ Tư pháp kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy tại thời điểm chứng thực người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 3: Cá nhân yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Hình thức tiếp nhận:  Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, qua đường bưu điện, trực tuyến.

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện hoặc ngoài trụ sở của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Thành phần hồ sơ:

- Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

- Giấy tờ, văn bản người yêu cầu sẽ ký/điểm chỉ.

Thời gian thực hiện: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Đối tượng thực hiện: Cá nhân.

Cơ quan thực hiện: Phòng Tư pháp.

Kết quả thực hiện: Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.

Lệ phí: 10.000 đồng/trường hợp

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

Yêu cầu, điều kiện: (Điều 25, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015)

Trường hợp không được chứng thực chữ ký

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân..

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.\

- Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch.